Fundus

Die angenehme Art Exponate zu organisieren

Ein großes Depot und eine Vielzahl an Exponaten, die verwaltet werden müssen, machen den Alltag in der Bestandsführung aufwendig. Dies ist ein Problem vieler Kustoden in deutschen Museen. Fundus unterstützt den Kustos beim Finden und Zuordnen seiner Bestände in Sekundenschnelle.

Der Großteil an Museumsstücken befindet sich in Lagern, sog. Depots. Hier liegen Objekte, die zwar nicht ausgestellt sind, aber zur Konservierung aufgehoben und etwa in Sonderausstellungen gezeigt werden. Oftmals ist es eine Herausforderung bei der Menge an gelagerten Gegenständen den Überblick zu bewahren. Jörg Adam ist Kustos des Museums im Wittelsbacher Schloss Friedberg und betreut über 20.000 Ausstellungsstücke. Die Erfassung erfolgte bisher händisch und mit einem Inventarisierungsprogramm. Das Verwalten des Standorts der einzelnen Objekte war bislang sehr aufwendig.

In Zusammenarbeit mit dem Museum im Wittelsbacher Schloss Friedberg entstand die Anwendung Fundus. Die App ist mobil einsetzbar und ermöglicht eine schnelle und einfache Lokalisierung und Zuordnung von Museumsstücken. Es wurde ein System geschaffen, das den Objektbestand des Museums optimal strukturiert, Arbeitsvorgänge im Depot effizient gestaltet und eine zentrale Übersicht liefert, an welchem Ort sich ein Exponat zum aktuellen Zeitpunkt befindet.

Umsetzung

Zu Beginn wurde eine Bedarfsanalyse durchgeführt. Hierbei lag der Betrachtungsschwerpunkt auf den Vorgehensweisen bei der Inventarisierung (Erfassung von Exponaten) sowie der Lagerstruktur im Depot. Die örtlichen Gegebenheiten und Verhaltensweisen der Mitarbeiter lieferten aufschlussreiche Erkenntnisse über den künftigen Funktionsumfang der App. Das Ergebnis resultiert in einem Konzept das den Benutzer durch die einzelnen Prozesse bei der Arbeit mit den Exponaten führt.

Um Objekte zuordnen zu können ist eine präzise Abbildung der Lagerstruktur unumgänglich. Die Herausforderung bestand in den unterschiedlichen Typen der Lagerorte. Nach einigen Auswertungen war klar, dass Objekte in Räumen, an Wänden oder in Regalen mit Unterteilungen untergebracht werden können. Mit Fundus ist es möglich diese Struktur anzulegen und die Information zur Einheit in einem QR-Code zu speichern. Für die weitere Arbeit wird der Code gedruckt und auf den zugehörigen Lagerorten aufgebracht.

Die Datengrundlage der App kommt aus dem Altsystem und muss zunächst in das System importiert werden. Anschließend können die Daten der Objekte mit Lagerungsinformationen angereichert werden. Somit ist der Erhalt der Altdaten gewährleistet und es kann auf die bestehenden Informationen zugegriffen werden.

Den Kern von Fundus bildet die Standorterfassung. Der Schwerpunkt bei der Entwicklung lag auf der einfachen Bedienbarkeit der App unter Beachtung der höchstmöglichen Mobilität. Hierfür kann Fundus auf Android-Tablets installiert werden. Vor Ort wird der neue Standort per QR-Code gescannt um die Objekte für die Zuweisung auszuwählen. Bestätigt der Nutzer seine Auswahl werden seine Änderungen auf dem Webserver aktualisiert und die Exponate sind erfasst.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Wiederauffinden von Objekten im Depot. Fundus bietet mehrere Suchen, in denen Exponate nach der Inventarnummer, dem Standort oder einer freien Texteingabe gefunden werden können. Die Ergebnisse zeigen den aktuellen Aufbewahrungsort des Objektes. Zusätzlich gibt es eine Detailansicht für jedes Inventar, in der Daten wie Maße, Materialien und weitere Beschreibungen anschaulich dargestellt werden.

Fundus liefert einen Ansatz für die Optimierung der Arbeitsprozesse in der Lagerverwaltung von Museen. Die Auswertung der Nutzertests bestätigte die Effizienzsteigerung in der täglichen Arbeit eines Kustoden. Eine Erweiterung für die Inventarisierung der Exponate würde die parallele Nutzung von mehreren Systemen reduzieren und Arbeitsabläufe nochmals verbessern.